Protección del Denunciante

•    Los denunciantes que, de buena fe, comuniquen la presunta comisión de una conducta comprendida en el ámbito de la aplicación del Canal Ético estarán protegidos contra cualquier tipo de represalia, discriminación y penalización por el motivo de las denuncias realizadas.
•    La prohibición de represalias prevista en el párrafo anterior no impedirá la adopción de las medidas disciplinarias que procedan cuando la investigación interna determine que la comunicación es falsa y que la persona que la ha realizado es consciente de su falsedad.

Confidencialidad sobre la identidad del denunciante

•    Vía Ética garantiza la máxima confidencialidad acerca de la identidad del denunciante. Como medida para garantizar dicha confidencialidad se hace constar expresamente que el ejercicio del derecho de acceso por parte del denunciado no supone, en ningún caso, el acceso a los datos relativos a la identidad del denunciante.
•    Todas las personas que tengan conocimiento de las denuncias que se realicen a través del Canal Ético están obligadas a guardar secreto profesional sobre la identidad de la persona denunciante.

Procedimiento de tramitación de las denuncias

•    Todas las denuncias que se comuniquen a través de Vía Ética serán recibidas por la Dirección de la UCN, que será el órgano responsable de efectuar un análisis preliminar de los hechos denunciados y decidir sobre la conveniencia de iniciar o no una investigación. La Dirección de la UCN está formada por varias personas a fin de garantizar que no exista conflicto de intereses con respecto a la comunicación recibida.
•    Si la denuncia no cumple con los requisitos de forma exigidos o los hechos denunciados no suponen una infracción de las previstas en el ámbito objetivo del Canal Ético, se denegará su admisión a trámite y los datos contenidos en ella se eliminarán de manera inmediata.
•    En cambio, cuando la denuncia formulada cumpla con los requisitos de forma exigidos y, además, los hechos denunciados se encuentren comprendidos en el ámbito objetivo del Canal Ético, la Dirección de la UCN acordará su admisión a trámite.
•    Los datos de quien formule la comunicación y de los empleados y terceros se conservarán en el sistema de denuncias únicamente durante el tiempo imprescindible para decidir sobre la procedencia de iniciar una investigación sobre los hechos denunciados.
•    En todo caso, transcurridos tres meses desde la introducción de los datos, se procederá a su supresión del sistema de denuncias, salvo que la finalidad de la conservación sea dejar evidencia del funcionamiento del modelo de prevención de la comisión de delitos por la persona jurídica. Las denuncias a las que no se haya dado curso solamente podrán constar de forma anonimizada.
•    Transcurrido el plazo mencionado en el párrafo anterior, los datos podrán seguir siendo tratados, por el órgano al que corresponda, conforme al apartado 2 del artículo 24 de la LOPDGDD, para la investigación de los hechos denunciados, no conservándose en el propio sistema de información de denuncias internas.
•    Cualquier persona que haya sido objeto de denuncia será informada con carácter inmediato sobre (i) la recepción de la denuncia, (ii) el hecho del que se le acusa, (iii) los departamentos y terceros que podrán ser destinatarios de la denuncia y (iv) cómo ejercitar sus derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición, de conformidad con la normativa de protección de datos.
•    No obstante lo anterior, si - a juicio del Comité Ético- existe riesgo de que la notificación al denunciado comprometa la investigación, dicha comunicación podrá aplazarse hasta que el citado riesgo desaparezca. En todo caso, el plazo para informar al denunciado no excederá de un (1) mes desde que se haya recibido la denuncia, con la posibilidad de extender dicho plazo a un máximo de tres (3) meses si existen razones justificadas para ello. Todo ello sin perjuicio de que, a la vista de las circunstancias concretas, la ley establezca la obligación de observar un plazo superior.

•    Admitida a trámite la denuncia, se iniciarán las oportunas investigaciones para comprobar la veracidad de los hechos denunciados.

•    Una vez concluida la investigación, y en función de los resultados obtenidos, se formulará una propuesta motivada sobre si procede el archivo de la denuncia o, en su defecto, sobre las medidas a adoptar de acuerdo con la normativa vigente.

•    Para garantizar la objetividad e independencia de la decisión, la competencia y facultad decisoria recaerá sobre el órgano de administración de la sociedad afectada por los hechos denunciados.
•    En caso de que los hechos denunciados resulten acreditados se adoptarán las medidas que correspondan de acuerdo con la normativa laboral vigente y los convenios colectivos de aplicación, todo ello sin perjuicio de las sanciones administrativas o penales que pudieran corresponder.

•    De acuerdo con lo dispuesto en el artículo 24 de la LOPDGDD solo cuando pudiera proceder la adopción de medidas disciplinarias contra un trabajador en los términos previstos en la normativa laboral vigente y los convenios colectivos de aplicación, dicho acceso se permitirá al personal con funciones de gestión y control de recursos humanos de la sociedad en la que esté contratado el empleado denunciado.